沙龙国际网上娱乐—手机版

福州陽光國際學校費用報銷管理流程

时间:2018-08-27  阅读:377 次

1報銷管理
1.1 报销原则

1.1.1 资金的使用实行“先计划申请,后开支”的原则,每月22号前各部门需上报下月资金支付计划,财务处审核后每月25号前同时上报教育集團。
1.1.2 对于非经常性费用,必须先经过申请,经过部门/学部审核,校长审批后才能报销。(参照最新授权体系执行)
1.1.3 资金计划外及预算外费用支出,需根据授权进行单独提报操作。
1.1.4 原则上,基建项目及单项金额超过20,000元的物资采购、服务周期较长及其他支出项,必须需签订施工或购销协议,报销时附协议复印件,并接收协议扫描件存档。
1.2  报销时间
原則上發票核銷有效期三個月,即自發票開具日起超過三個月的不予報銷,如遇跨年報銷的必須在12月31日前將發生的費用提報至財務處,發票于次年1月31日前提交,否則逾期一律不予報銷。
1.3  报销程序

                                                     
 
    报销审核流程中学校财务处参照月度预算,审核通过后方可报销;                                      
1.4  付款方式要求
學校與其他單位之間的經濟往來,原則上須通過銀行轉賬結算。如確實需要使用現金的,經辦人須寫情況說明,校長簽字後方可領取現金(原則上不使用現金,現金結算上限爲1,000元)。走審批後對公轉賬預支給經辦人進行結算。
1.5  报销票据要求
1.5.1 报销发票的内容包括购货单位的名称,社会统一信用代码证号(纳税人识别号),经营业务的内容、数量、单位和金额日期、填制人员的签名或者盖章,并盖有开具发票单位的发票章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容,发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。注:如发票名开具“办公用品”、“日用品”、“商品”等情况,并非开具明细商品的具体名称的,必须提供对方加盖发票章或财务章的发票清单。发票面额超过1万元的需打印附上国税验证记录。
1.5.2 报销费用时必须进入系统填写《费用报销单》,提交报销时除需上传附件外,还需将纸质附件及时提交至学校财务处;所有附件单据要按性质(如差旅费、招待费、办公费用)分类、分次、分页粘贴填制;差旅费必须分次、按出差地点分开填列,并计算好出差天数,住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写,粘贴要求整齐、美观。
1.6 各项费用报销具体规定
1.6.1 差旅费
1.6.1.1 出差必须提报《出差申请单》HER出差申请,费控出差申请,经批准后方可出差;
1.6.1.2 由学校统一安排到其它单位学习、培训、交流、演讲、比赛的,对方单位统一安排住宿、膳食的,只报销长途交通费,住宿、伙食等费用按与对方的约定据实报销。
1.6.1.3 差旅费报销标准(按学校人事签批统一标准执行)
1.6.1.4 报销期限
出差回來後一周內按報銷程序辦理相關費用報銷手續(出差申請表作附件)。
1.6.2 汽车费用
1.6.2.1 汽车加油、常规保养、日常修理(不含清洗)实行定点办法,原则上即只能到与学校签有协议的加油站、维修厂进行加油、维修。
1.6.2.2 出车实行“领导审批、用车人确认”办法,用车人必须根据授权审批后才能出车,出车后用车人在《汽车行程表》上签字确认。
1.6.2.3 报销汽车费用时必须附上发票、《汽车行程表》。
1.6.2.4 因接送学生工作需要,须租用汽车接送学生的,必须由学校统一招标与派车单位签订合同,合同财务备份一份。
1.6.2.5 报销汽车租赁费时,必须在发票上列明租赁期限、租赁次数、收费单价,学校行政部门确认车辆租赁是否隶属于签署合同的对方单位,并核对单价和趟次是否属实,是否一致。最后经由学校财务人员审核相关费用与发票是否合规进行财务报销。
1.6.2.6過橋過路費憑當日過橋過路費整個票據報銷。中途燃油不足急需要半途加油,憑加油票報銷(加油票需要當車隨行跟車教職工或帶隊人員確認屬實簽字)。原則上需要發車前補足燃油箱。停車費寫好日期和出行時間,行政負責審核趟次和派車時間是否屬實。
1.6.3  业务招待费
1.6.3.1除校級領導外,其他人員因外聯工作需要應酬的,必須先經過校長同意後才允許發生,否則費用自負。
1.6.3.2報銷招待費時,必須附業務招待費申請、菜單、發票,在業務招待費明細單上注明招待事由、參與人員、招待人員(如涉及到特殊人物不便注明時,須向財務口頭說明,由財務在相關單據上作附注說明)。涉及贈送禮品的,經辦人員需建立台帳以備事後審查。
1.6.3.3單筆招待費支出金額超過1500元,原則上應刷卡支付,報銷時需附上POS刷卡簽購單。
1.6.4  宣传费用(招生、招师、品牌宣传)
1.6.4.1 宣传费用必须先经过申请,经批准后才能开支。
1.6.4.2 报销宣传费用时,必须按以下要求报销:
(1)報紙類:報樣、發票、合同(或認刊書)、審批報告;
(2)電視類:播出通知單、發票、刊例、合同、審批報告、監視人簽字;
(3)電台類:播出通知單、發票、刊例、合同、審批報告、監聽人簽字;
(4)條幅類:發票、合同(金額超過3000元)或審批報告、驗收入庫單;
(5)印刷材料、宣傳單頁:發票、合同、審批報告、驗收入庫單;
(6)臨時場地租用費:審批報告、發票、合同;
(7)其它宣傳品:按照上述辦理。
1.6.6  工资、奖金、福利费
1.6.6.1 支付(原则上转账支付)的工资、奖金、福利费统一由人事部制表后根据授权进行审批,由人事负责通过银行代发薪酬模块方式支付,并将审批附件交由财务处备份,且并必须取得银行划款回单。
1.6.6.2 特殊原因需支付现金的需要提交申请报告,经校长同意后,应由收款人开具委托书、委托人与受托人身份证复印件、委托人与收款人的关系证明(夫妻、家人),委托他人代领,经财务审核同意后,才允许代领,通过报销手续审批后转入代领人银行账户内,以上资料做为附件,原则上不能代领。
1.6.6.3 实物支付性质的劳保福利:由人事处或行政办公室制表,财务审核,校长审批后,教职员工签收确认后才准予发放。
1.6.6.4 教职员工辞、离职或被解雇的,必须办理离职手续,经各部门确认无遗留问题,校长审批同意后,才准予办理工资结算手续。(注:财务人员需根据教育集團财务垂直管理办法执行)
1.6.7  办公用品、教学用品、清洁费品、维修材料、学生奖品
1.6.7.1 办公用品、教学用品、清洁费品、维修材料原则上由校行政后勤部统一采购,各部填写《采购申报表》,根据学校责权表相关审批人审批后才能采购。报销时必须附发票、《采购申报表》、销售小票(在发票上已列明细的除外)、验收入库单、合同,方可办理报销业务。
1.6.7.2 特殊情况可由各部门根据实际情况,根据学校责权表相关审批人审批同意后,凭经批准的《采购申报表》,自行采购,报销时必须附发票、《采购申报表》、销售小票(在发票上已列明细的除外)、验收入库单、合同,方可办理报销业务。
1.6.7.3根據學校責權表相關審批人審批同意後,憑經批准的《采購申報表》學生獎品可由學部自行采購此項目前制度是采購員負責購買或由采購員授權學部經辦人購買,走付款審批程序後通過銀行彙款方式付款。先由學部向學校提出書面申請,報銷時必須附發票、《采購申報表》、銷售小票(在發票上已列明細的除外)、驗收入庫單、合同,方可辦理付款報銷業務。
1.6.7.4 采购金额超过20,000元的,需签订采购合同,金额在1,000元至20,000元的需提供简易比价表。(具体参照教育集團招标采购制度)
1.6.8  学生用品
1.6.8.1 范围:学生用品指校服、书包、作业本、教材、生活用品、床上用品等。
1.6.8.2 学生校服、书包、生活用品、床上用品由各学部汇总报校行政后勤部,根据汇总需求,拟定采购单,经《教育集團招标采购制度》流程批准后,与相关厂家签订合同,再进行采购。
1.6.8.3 教材、作业本由各学部根据学生人数,拟定采购单,经批准后,报学校统一进行采购。
1.6.8.4 报销时,凭发票、采购单、合同、入库单办理报帐手续。
注:以上具体参照教育集團招标采购制度
1.6.9  食堂用品报销(集团采购的按集团规定执行)
1.6.9.1 厨具、餐具的采购,必须凭经批准后《采购申报表》才能采购。
1.6.9.2 报销时,凭发票、《采购申报表》、合同、入库单办理报帐手续。
1.6.9.3 食品成品、食品原料实行定点采购,必须与供应商签订供销合同,报帐时凭采购单、合同、发票、入库单办理报帐手续。原则上应找当地有资质的食品供应商等购买,由采购负责到财务办理结款事宜。
1.6.10  图书资料
圖書資料必須先經過批准才能采購,報銷時憑發票、合同、入庫明細單辦理報帳手續。圖書館圖書需建立保管台帳。
1.6.11  修缮费用、工程改扩建费、大型设备维护费用
此類費用必須經過事前申請,做好費用預算,經財務審核根據學校責權表相關審批人審批後才能發生,報帳憑發票、審批報告、工程決算書或收費明細、合同才能辦理報帳手續。
1.6.12  水电费用
水電費的報銷憑發票、《費用分配表》(在學校各部門及學生間進行分配),辦理報銷手續。辦理托收代扣需事前列出測算底稿。
1.6.13  其它费用(学生、教师专项活动动费用、特殊业务费用)
由業務發起部門負責人事前報書面申請或活動方案,經校長審批同意。
1.6.13.1 相关要求:组织、安排活动部门负责相关物资的购买,报销时相关要求参照上述各类物资报销规定执行。
1.6.13.2 报销程序:参照3.3报销程序。
   1.6.13.3 款项支付方式:学生奖品、秋游活动的租车费、餐饮费、奖学金均通过银行汇款方式支付给对方单位。
1.6.14  租赁费报销规定
教學、行政辦公、住宿需要租用房屋的或其他場所、設施,必須與對方簽訂合同,合同財務備份一份。報銷時附上發票、合同原件(或由財務在費用報銷單上注明合同編號),按規定程序辦理報銷手續。
1.6.15  学生事务经费报销规定
1.6.15.1如醫療費用(校方有責)分兩種情況:
a.單項金額大于免賠額的以上,由保險公司將報銷金額打款至學校賬戶,學生憑醫院發票、發票清單、經班主任、學生處、學部校長簽字確認後根據授權報銷;
b.單項金額小于等于免賠額的,學生憑醫院發票、發票清單、經班主任、學生處、學部校長簽字確認後根據授權報銷;
1.6.15.2各種學生活動(春秋遊、運動會等)報銷需由業務發起部門負責人事前報書面申請,經校長審批同意;報銷附件:事前申請、發票、活動方案、驗收單(活動照片)。
1.6.16 采购存货及固定资产的注意事项
1.6.16.1采購的存貨或固定資産經辦人應當月將入庫單、驗收單送至財務處,財務據此入賬。報銷可以待單據齊全後再辦理。
1.6.16.2本制度內提及的報銷用相關表格應作爲制度附件,如:汽車行程表、出差申請單、采購申報表等。
2  借款管理                                        
2.1备用金借款:现金借支,严格遵循“前账不清、后账不借”的原则。因工作性质特殊,需借支备用金的,由借支人提报借款单,事由注明“备用金”字样,并附上备用金所需额度测算依据。根据最新授权审批后在财务处办理借支手续,单人单笔<2,000元,审批至校长; 2,000元≤单人单笔<50,000元,审批至教育集團副总经理;50,000元≤单人单笔,审批至控股董事长。
2.2專項借款:因工作需要,確實需要借款的,依據業務情況,按最新授權審批通過後辦理,待業務辦完後,必須在7天最多不超過10天內報銷費用,歸還借款。
2.3財務處必須對借款進行備查登記,及時催還借款,若因借款人原因無法收回借款的或逾期30天以上的,告之借款當事人後,從月度工資中扣回直至將欠款余額全部沖銷爲止。當發生教職員工離職的,人事處須交由財務處核查其有無借款,在確保沒有借款或借款已清理的情況下,才能辦理離職手續。
2.4以上借款均需在當年的12月25日前進行清理。
3  费用审核办法
3.1  费用审核的原则
3.1.1 真实性:原始凭证表述的事项与实际业务相符。若原始凭证表述的事项与实际业务不符,则是虚假的凭证,对弄虚作假的原始凭证,学校财务处在不予受理的同时应当予以扣留,并及时向校领导报告,查明原因,追究当事人的责任。
3.1.2 合法性:原始凭证表述的事项与经济业务相符。并且经济业务的本身符合国家有关法规、制度的规定。
3.1.3 合规性:指费用的原始凭证符合学校相关规章制度的规定,对违反规章制度的原始凭证,财务不予受理并告之经办人。
3.1.4 准确性:指原始凭证必须准确地表述经济活动真相。
3.1.5 完整性:是指凭证上文字说明、有关数字按会计制度的要求填写齐全。
3.2  费用的审核事项
3.2.1 发票是否盖有开票单位的发票专用章,发票抬头及纳税人识别号是否正确,开票方与发票专用章是否一致
3.2.2 审核原始凭证“摘要”栏所列品名与采购单所列品名是否相同。若为一般的费用,内容与费用性质是否相同。
3.2.3 审核原始凭证的“日期”是否为收料日或费用发生日期。
3.2.4 审核原始凭证的数量乘以单价是否等于总价,并检查金额大小写是否相符,若不符,则退回发票重新开具。
3.2.5 如是购物票据,必须要有入库单或实物验收人的签名确认。
3.2.6 审核个人收据是否详细填写出据人姓名、身份证号码并加盖私章或签字。
3.2.7 审核原始凭证是否具有可查可据性,即经办人、证明人、验收人是否在发票背面签字,如有必要须将出票人的电话号码写在背面。
3.2.8 审核费用的支付是否与合同约定相符。
3.2.9 审核有实物形态的费用实收数是否与合同约定数、发票所列数相符。
3.2.10 审核发票的真伪性,审核发票是否为合格发票。
3.2.11 审核发票开具是否详细,否则应有对方单位的明细清单。
3.2.12 审核收款方、开票方、合同它方是否一致,如不一致,是否具有相关法定书面约定或委托书。
3.2.13 审核原始凭证的填制项目是否齐全。
3.2.14審核實際發生費用是否超申請,如超申請,需在業務發生前補充申請,申請通過後開展業務。
4  费用报销附件要求
4.1 日常费用类
附件及粘帖順序:
4.1.1費用報銷單(EAS上的出納環節代打印)
4.1.2報銷發票
4.1.3 费用统计表(税控机开具的销货清单、费用明细清单、行程单、公文报告等)
4.1.4 费用申请单(EAS费用申请单,出差申请单等)
4.1.5 审批文件、邮件(如需要)
4.2 物资采购类
附件及粘貼順序:
4.2.1采購付款申請單(EAS上的出納環節代打印)
4.2.2報銷發票
4.2.3稅控機開具的銷貨清單(客戶聯)
4.2.4入庫單(記賬聯)
4.2.5出庫單(如爲即領用)
4.2.6購銷合同(如有,原則上2000元以上需訂立)
4.2.7采購申請單
4.2.8驗收單(如爲固定資産)
4.3 工程类(维修费、安装费、装修等)
附件及粘帖順序:
4.3.1費用報銷單(EAS上的出納環節代打印)
4.3.2報銷發票
4.3.3費用明細
4.3.4驗收單
4.3.5費用申請單
4.3.6 相关合同
4.3.7 审批邮件(如需要)
4.4 招待费、员工聚餐费
附件及粘帖順序:
4.4.1費用報銷單(EAS上的出納環節代打印)
4.4.2報銷發票
4.4.3菜單/參與人員名單、活動方案(200元以上原則上還需附刷卡POS小票)
4.4.4 费用申请单
4.4.5審批郵件(如需要)
5  收、退费管理规定
5.1收費
5.1.1收費項目:學生收費標准由每學期學費、夥食費、住宿費、簿籍費及代收代支等項目組成。除此以外,學校不得擅自以任何形式向家長收取“贊助費”、“教育儲備金”、“集資費”等名目費用。
5.1.2收費標准:具體參照校務委員會決議(如有更新參照最新授權提報);
5.1.3收費流程:(1)在收費前15天招生部門確定每個學生收費標准及優惠標准錄入收費系統,並提供至財務處;(2)在收費前3天財務處將學費預收情況維護至收費系統,反饋給學校招生部門及各學部;(3)招生部門及時將每個學生應繳費用總額通知學部和財務處,由學部負責通知和督促各班主任,由各班主任通知學生家長;(4)學生家長通過登記銀行卡信息辦理代扣、網上繳費、銀行轉賬或者指定日期到現場繳費;(5)財務處收款後登記收費系統,並將系統數據、收據及收到的款項進行核對;(6)指定收費日後每天財務處對于欠繳及溢繳的情況與學部校長核對,每日將欠費名單郵件發送至學校校長及學部校長,並抄送集團,由學部校長負責催繳,直到零欠費。
注:
1、學校指定收費日當天收到現金財務處與銀行人員核對清楚當天繳存銀行,銀行人員離開後收到現金及時清點存入保險櫃,第二天下班前需送存銀行(如金額>5萬元,需學校派人陪同);
2、指定收費日結束後當天收到現金原則上當天繳存銀行,如有特殊情況第二天下班前需繳存銀行(如金額>5萬元,需學校派人陪同)。
5.2退費
退費標准:根據福建省教育廳發布的《福建省民辦教育收費管理實施細則》的相關規定執行。具體扣費標准如下
民辦學校的學生注冊繳費後,因故轉學、退學和死亡,以及其他原因終止學業的,其入學時繳交的代辦費一律按實結算。按學年或學期收費的,一學年按10個月計算,一學期按5個月計算。具體學費和住宿費按以下規定清退:
  (一)按學年進行收費的清退規定:
  1.繳費後未入讀的,學年的學費和住宿費按收費標准的90%予以清退;
  2.繳費後入讀未滿一個月的,學年的學費和住宿費按收費標准的80%予以清退;
  3.繳費後入讀超過一個月至一個學期(含讀完一個學期)的,學年的學費和住宿費按收費標准的50%予以清退;
  4.繳費後入讀超過一個學期的,學年的學費和住宿費不予清退。
  (二)按學期進行收費的清退規定:
  1.繳費後未入讀或入讀未滿一個月的,學費和住宿費按收費標准的70%予以清退;
  2.繳費後入讀超過一個月的,學費和住宿費不予清退。
  (三)學生提出退學的,學生本人或其監護人應向學校提出書面申請,未成年人提出退學申請,應由其監護人書面簽字確認。學生退費時間從學生提出申請之日起計算。開學時間從正式上課(含教學計劃內的軍訓課程)之日起計算。注:新舊生統一按照以上退費標准執行,學生退費時間從學校開學之日起計算到離校日。
5.2.2退費流程:由家長提出申請,提供我校開具的收費發票或收據,在學校招生部門處提報相關申請走線上報銷系統上的根據招生管理退費流程進行提報——>招生經辦人員根據規定計算退費金額,將附件收據(發票)、退費申請、並將附件提報財務審核——>根據授權完成剩余付款簽批——>財務根據收費台賬記錄進行審核待退費後及時更新收費台賬退費數據——>校財務處出納根據學生家長提供的銀行帳號,通過轉帳方式完成退費手續的辦理。

版权所有 2015 福州沙龙国际网上娱乐—手机版 地址:福州经济技术开发区(马尾)卧龙山 招生热线:0591-83976102 0591-83976352 备案号:闽ICP备05004297号-4  闽公网安备 35010502000103号   技術支持:影創企業